Hinweisblatt zur Datenschutzgrundverordnung

  • Warum erhalten Sie dieses Informationsblatt?

Nach der zum 25.05.2018 neu eingeführten „DSGVO“ (Datenschutzgrundverordnung) bin ich verpflichtet, ihnen mitzuteilen, welche Daten von Ihnen bei einer Beurkundung/Beglaubigung/Entwurfsfertigung erhoben werden und ihnen ihre Rechte bezüglich deren Aufbewahrung, Korrektur oder Löschung mitzuteilen.

  • Warum und von wem werden Daten erhoben?

Daten von Ihnen werden nur insoweit erhoben, als es für die jeweilige notarielle Tätigkeit zwingend notwendig ist oder sie hierin einwilligen. Dies sind ihre persönlichen Daten (Name, Anschrift, Staatsangehörigkeit, Güterstand, Geburtsdatum und ggf. –ort, Telefonnummer und ggf. Email-Adresse) sowie die für die jeweiligen notariellen Tätigkeiten erforderlichen Daten: Name, Anschrift, Geburtsdatum ihrer Bevollmächtigten (bei einer Vorsorgevollmacht) oder der von Ihnen bedachten Personen (bei einer Verfügung von Todes wegen). Weiter werden für Grundstücksgeschäfte (Kaufvertrag, Überlassungsvertrag etc.) ihre steuerliche Identifikationsnummer, bei einem Kaufvertrag ihre Bankverbindung und bei allen Verträgen ggf. Daten zu vorhergehenden Urkunden von Ihnen erhoben. Erhoben werden die Daten bei der Person, die an der Urkunde beteiligt ist (bzw. eine Person, die von ihnen dazu bevollmächtigt wurde) und unter Rückgriff auf die an der Notarstelle zu der betroffenen Person im Rahmen früherer Beurkundungen bereits erfassten Daten. Außerdem verarbeite ich Daten aus öffentlichen Registern (Grundbuchamt, Handelsregister).
Ich habe geeignete Vorkehrungen getroffen, dass ihre Daten geschützt sind und vertraulich verarbeitet werden.

  • Zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage werden die personenbezogenen Daten verarbeitet?

Die personenbezogenen Daten werden erhoben und verarbeitet, um den Willen der an einer notariellen Beurkundung beteiligten Personen zu erforschen, den Sachverhalt aufzuklären und den Willen der Beteiligten eindeutig rechtlich umzusetzen. Zudem werden die personenbezogenen Daten erhoben und verarbeitet, um die an einer notariellen Beurkundung beteiligten Personen so genau zu identifizieren und zu bezeichnen, dass Zweifel und Verwechslungen ausgeschlossen sind. Personenbezogene Daten werden überdies erhoben und verarbeitet, um den für Notare geltenden gesetzlichen Informations-, Benachrichtigungs- und Übermittlungspflichten nachzukommen.

Die Datenerhebung und –verarbeitung beruht auf Artikel 6 Abs. 1 lit. c) und e) der Datenschutzgrundverordnung. Rechtsgrundlage für die Erhebung der Daten sind das BeurkG, die BNotO und die DONot.

  • Wer ist Empfänger der Daten?

Empfänger der Daten ist der Notar in Mallersdorf-Pfaffenberg und dessen sämtliche Mitarbeiter. Alle an der Notarstelle tätigen Mitarbeiter sind förmlich zur Verschwiegenheit verpflichtet. Soweit an der Notarstelle tätige Dienstleister (z.B. IT-Unternehmen) Zugriff auf personenbezogene Daten haben, besteht mit diesen eine vertragliche Verschwiegenheitsvereinbarung.

Eine Weitergabe der Daten erfolgt nur, soweit diese gesetzlich vorgeschrieben bzw. im Vertrag ausdrücklich so vorgesehen sind; dies sind insbesondere:

  • bei Grundstücksgeschäften: das Amtsgericht (Grundbuchamt, evtl. Familien-, Betreuungsgericht), öffentliche Behörden (Gemeinden, Landratsämter, Finanzämter: Grunderwerb- und ggf. Schenkungsteuerstelle), ggf. ein Verwalter einer Wohnanlage, ein Eigentümer bei einem Erbbaurecht, ein sonstiger Berechtigter eines Rechts am Grundstück (jeweils nur soweit dies im Einzelfall erforderlich ist).
  • bei Vorsorgevollmachten: das Zentrale Vorsorgeregister der Bundesnotarkammer;
  • bei Testamenten/Erbverträgen/ggf. Eheverträgen: das Amtsgericht (Nachlassgericht), das Zentrale Testamentsregister der Bundesnotarkammer;
  • bei Erbscheinsanträgen/Ausschlagungen: das Amtsgericht (Nachlassgericht);
  • bei gesellschaftsrechtlichen Vorgängen: das Amtsgericht (Handelsregister); ggf. das Finanzamt Körperschaftsteuerstelle.

Eine Weitergabe erfolgt ggf. im Rahmen der Dienstaufsicht an die Notarkammer bzw. die Aufsichtsbehörde.
Welche Stellen im Einzelnen bei welchen Verträgen eine Information erhalten und welche Daten diese genau erhalten, ergibt sich zum Einen aus gesetzlichen Vorgaben, zum Anderen sind diese in der jeweiligen Urkunde genau vermerkt und beschrieben und können bei der Beurkundung/Beglaubigung auf Wunsch näher erläutert werden.

  • Besteht die Absicht, die personenbezogenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation zu übermitteln?

Nein.

  • Wie lange werden die Daten gespeichert?

Die Daten werden gespeichert, solange die für Notare geltenden gesetzlichen Vorgaben deren Aufbewahrung vorschreiben. Anschließend werden diese gelöscht.
Nach der Dienstordnung für Notare sind Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und Urkundensammlung einschließlich gesondert aufbewahrter Erbverträge 100 Jahre aufzubewahren. Verwahrungsbuch, Massenbuch, Namenverzeichnis zum Massenbuch, Anderkontenliste und Generalakten sind 30 Jahre aufzubewahren. Die Nebenakten sind 7 Jahre aufzubewahren, sofern vom Notar nicht eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmt wird.
Nach Ablauf der Fristen werden die Daten gelöscht bzw. die Papierunterlagen vernichtet, sofern ich nicht aus gesetzlichen Vorschriften zu einer längeren Speicherung verpflichtet bin.

  • Welche Rechte haben Sie bezüglich der von der Notarstelle erhobenen Daten?

Nach Artikel 15 bis 21 und 77 der Datenschutzgrundverordnung stehen Ihnen bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen und vorbehaltlich der Wahrung der notariellen Berufsverschwiegenheit folgende Betroffenenrechte zu, die Sie formlos ggü. der Notarstelle geltend machen können:

Auskunft: Information, welche Ihrer personenbezogenen Daten wie verarbeitet werden und insb. an welche Stellen die Information versandt werden/wurden; sie können auch eine Kopie ihrer bei der Notarstelle aufgenommenen personenbezogenen Daten verlangen;
Berichtigung und ggf. Vervollständigung unrichtiger/unvollständiger personenbezogener Daten;
Löschung personenbezogener Daten (Ausnahme: es besteht eine gesetzliche Verpflichtung des Notars, die Daten aufzubewahren); insb. dann, wenn im Ausnahmefall die Datenerhebung und –verarbeitung nur aufgrund Einwilligung erfolgte und diese später widerrufen wird (und keine gesetzliche Pflicht zur Datenerhebung und –verarbeitung bestand);
Einschränkung der Verarbeitung (insb. bei Unrichtigkeit der Daten, unrechtmäßiger Erhebung oder soweit die Daten nicht mehr benötigt werden);
Widerspruch gegen die Datenverarbeitung (sofern dies nicht aus gesetzlichen Gründen erforderlich ist).

Zur Wahrnehmung dieser Rechte nehmen Sie bitte Kontakt mit der Notarstelle auf, insb. mit dem jeweiligen Sachbearbeiter, dem Notar oder mit dem Datenschutzbeauftragten (s. Ziffer 9).

Zudem haben Sie das Recht, bei der Datenschutz-Aufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen. Dies ist:
Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz (BayLfD), Prof. Dr. Thomas Petri, Postfach 22 12 19, 80502 München Wagmüllerstr. 18, 80538 München, Tel. 089/212672-0; Fax 089/212672-50; poststelle@datenschutz-bayern.de

  • Verpflichtung zur Bereitstellung personenbezogener Daten

Zur Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten sind die Notare zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben verpflichtet. Da der Notar gesetzlich zur Vornahme von Beurkundungen verpflichtet ist, muss er die hierzu erforderlichen personenbezogenen Daten erheben und verarbeiten.

  • Verantwortliche Stelle und Datenschutzbeauftragter

Die für die Datenerhebung und –verarbeitung verantwortliche Stelle ist:
Notar Christian Häusler
Buchetweg 1, 84066 Mallersdorf-Pfaffenberg
Tel.: 08772/96130
E-Mail: info@notar-haeusler.de

Datenschutzbeauftragte an der Notarstelle ist Frau Martina Sporer, die Sie unter den Kontaktdaten der Notarstelle erreichen. Frau Sporer steht Ihnen bei Fragen zu den Datenverarbeitungen oder Ihren Rechten gerne zur Verfügung.